中小企業経営者はなぜ「雑務」から抜け出せないのか　外部人材とAI活用の現在地

市場環境の変化が激しくなるなか、中小企業の経営者には、限られた人員や資金で素早く意思決定することが求められている。

一方、実際の現場では、経営者自身がスケジュール管理や資料作成、各種連絡、事務処理などを担うケースも少なくない。こうした業務に時間を取られれば、経営戦略や新規事業、人材育成など、本来優先すべき仕事に十分な時間を割けなくなる可能性もある。

バックオフィス支援や秘書人材の育成を手掛ける株式会社Nekonote代表の伊藤麻里氏に、中小企業における業務の外部活用と、AI時代の経営支援について聞いた。

経営者が「何でも自分でやる」状態はなぜ起きるのか

中小企業では、組織規模が小さいほど業務の分担が難しくなりやすい。専任の人材を置くほどではない業務を、結果として経営者自身が引き受けているケースもあるという。Nekonoteでは、こうした事務・バックオフィス業務を外部から支援している。

伊藤氏によれば、重要なのは単に仕事量を減らすことではなく、「経営者自身が担う必要のある仕事」と「他者に任せられる仕事」を整理することだという。業務を外部に任せれば、経営者の時間を確保できる可能性がある。一方で、何でも外部化すればよいわけではない。

顧客との重要な関係や、自社独自の業務ノウハウまで社外へ依存すれば、組織内部に知識が蓄積されにくくなる。どの業務を内製し、どこから外部を活用するのか。その線引きが重要になる。

「秘書＝事務代行」だけではなくなっている？

同社は秘書人材の育成やコミュニティ運営にも取り組んでいる。

その中で、「エグゼクティブアテンダント（EA®）」という名称を用い、スケジュール管理や事務作業だけでなく、経営者の業務整理や意思決定を支える役割を想定しているという。

企業側から見れば、正社員を1人採用するほど業務量が安定していない場合でも、必要な業務だけ外部人材へ依頼できる点は一つの選択肢になる。

ただし、外部人材を活用する場合には、担当者によるスキルの差や、企業との相性の問題も生じる。

特に経営者に近い位置で業務を担う人材には、単なる事務処理能力だけでなく、情報管理やコミュニケーション、業務を先回りして整理する力なども求められる。

外部人材を経営支援に活用する仕組みが広がるためには、能力をどのように評価し、支援品質を一定水準に保つかも課題となる。

AI導入だけでバックオフィスは変わるのか

生成AIをはじめとするデジタルツールの普及によって、バックオフィス業務を自動化できる範囲も広がっている。

文書の下書きや情報整理、定型的な連絡、議事録の作成など、人が時間をかけていた仕事をAIで効率化できる場面は増えてきた。同社でも「Nekonote AX」として、AIなどのデジタル技術と人による支援を組み合わせた業務改善に取り組んでいるという。

ただし、AIツールを導入するだけで業務が効率化するとは限らない。

そもそもの業務フローが複雑なままであれば、非効率な作業をデジタル化するだけになってしまう可能性もある。AIに任せる仕事、人が判断する仕事、廃止できる仕事を整理したうえで導入する必要がある。

また、中小企業ではシステムやAIに詳しい担当者がいないケースもある。導入後に誰が運用し、どのように社内へ定着させるかまで考えることが重要になる。

外部人材とAIをどう使い分けるか

経営者の負担を軽減する手段は、社員の採用、業務委託、アウトソーシング、ITツール、AIなど多様になっている。

重要なのは、その中から自社の規模や成長段階に合った方法を選ぶことだ。外部人材には柔軟性がある一方、社内へのノウハウ蓄積という課題がある。AIには業務効率化の可能性がある一方、判断や対人調整まで完全に代替できるわけではない。

そのため、AIで処理できる定型業務は自動化し、人には調整や判断が必要な仕事を任せるといった役割分担が、今後さらに重要になりそうだ。中小企業にとって、人材や資金と同じように「経営者の時間」も限られた経営資源である。

何を自分で担い、何を社員に任せ、何を外部やAIに委ねるのか。バックオフィスの効率化は単なる事務作業の問題ではなく、経営者自身の時間をどこへ配分するかという経営課題になりつつある。

【取材協力】
株式会社Nekonote
代表取締役 伊藤 麻里
https://nekonote2023.com